Guía de inicio rápido

En esta guía, se resumen los pasos principales para ayudarte a lanzar Workplace exitosamente entre 500 personas o menos.

Estás aquí porque decidiste usar Workplace para transformar la manera en la que tu organización se conecta, se comunica y colabora. Es un proyecto estimulante, y estamos ansiosos por que empieces.
Cambiar la manera de trabajar de una organización es un proyecto ambicioso, pero estamos aquí para ayudarte. Esta Guía de inicio rápido se creó en función de miles de implementaciones exitosas de Workplace. Úsala para planificar y ejecutar un lanzamiento de Workplace a toda velocidad.
En esta guía encontrarás:
  • Pasos que debes dar antes de empezar
  • Configuración técnica de Workplace
  • Reclutamiento y capacitación de los usuarios avanzados
  • Creación de estructuras de grupos
  • Interacción con ejecutivos y superiores con personal a cargo
  • Comunicación del lanzamiento de Workplace
Antes de empezar
Antes de empezar
Aprobación y participación de ejecutivos:
Explica a los ejecutivos por qué el uso de Workplace contribuye a los objetivos de la organización. A partir de estos objetivos, anímalos a adoptar los comportamientos que quieres observar en Workplace. Por ejemplo, si los líderes quieren obtener comentarios de los empleados de primera línea y de los que tratan con los clientes, deben interactuar con esos empleados directamente en Workplace a través de encuestas y sesiones de preguntas y respuestas en vivo.
Puedes obtener más consejos sobre cómo definir los factores comerciales y el valor que puede generar Workplace para tu organización en el Taller de evaluación del valor.
Crea un equipo de proyecto de Workplace:
Necesitarás crear un equipo de proyecto de Workplace para planificar y ejecutar el lanzamiento. Un equipo de proyecto de Workplace típico incluye:
  1. Un patrocinador ejecutivo para promover la aceptación y la dirección del programa desde los niveles más altos de la organización.
  2. Un director de proyecto para administrar el proyecto y coordinar los recursos durante la implementación.
  3. Líderes de TI y RR. HH. para importar a todos los empleados e integrarlos con el proveedor de identidad/inicio de sesión único si corresponde.
  4. Un líder de comunicaciones internas para planificar y ejecutar la estrategia de comunicación interna.
  5. Usuarios avanzados de Workplace que definan el contenido de Workplace para el lanzamiento y promuevan el uso de la plataforma. Más adelante hablaremos con más detalle sobre los usuarios avanzados de Workplace.
1. Configuración técnica de Workplace
1. Configuración técnica de Workplace
Necesitarás ayuda de los equipos de TI de tu empresa para configurar Workplace y prepararte para el lanzamiento. Pídeles que sigan estos pasos a fin de configurar Workplace para la organización:
  1. Si los usuarios utilizarán uno o más dominios comerciales para acceder a Workplace (por ejemplo, @company.com), asegúrate de que esos dominios estén verificados en el panel para administradores de Workplace.
  2. Determina cómo se crearán los usuarios en Workplace: manualmente, de forma masiva con un archivo CSV o mediante la conexión a un directorio en la nube.
  3. Crea usuarios en Workplace, pero no te apresures a enviar las invitaciones. Te recomendamos crear grupos y preparar a la organización antes de invitar a los empleados a unirse. Obtén información sobre el ciclo de vida de la cuenta en los recursos técnicos de Workplace.
  4. De forma predeterminada, cuando los usuarios accedan por primera vez, Workplace les pedirá que generen una contraseña para la cuenta. Los administradores de Workplace que estén en el plan Advanced podrán activar el inicio de sesión único como un nivel de seguridad adicional.
  5. Cuando esté todo listo para el lanzamiento, puedes invitar a los usuarios a acceder a Workplace. Los usuarios que tengan una dirección de correo electrónico recibirán por ese medio una invitación que se puede personalizar y en la que se les pedirá que soliciten su cuenta. Si hay usuarios que no tengan correo electrónico, tendrás que enviarles códigos de acceso únicos para el primer inicio de sesión en Workplace.
Consejo: Antes del lanzamiento, integra Workplace con cualquier otra herramienta de trabajo que use tu organización. Las integraciones de uso compartido de contenido y archivos son un excelente comienzo, ya que facilitan el uso compartido de archivos y la colaboración en Workplace. Consulta las integraciones disponibles en el directorio de integraciones.
2. Usuarios avanzados de Workplace
2. Usuarios avanzados de Workplace
Selecciona un grupo pequeño y diverso de miembros de tu organización y pídeles que te ayuden a crear los grupos, impulsar la adopción y formar al resto de la organización en el uso de Workplace.
Cómo elegir a los usuarios avanzados:
Selecciona alrededor de cinco usuarios avanzados por cada 100 empleados de la empresa. Elígelos en función de su influencia y su adopción temprana de la herramienta. Los superiores con personal a cargo son excelentes candidatos a usuarios avanzados porque influyen en el comportamiento de sus equipos.
Las organizaciones que tienen empleados de primera línea deben procurar que los superiores del área participen como usuarios avanzados desde el primer momento, a fin de motivar a sus personas a cargo a adoptar la herramienta. Los superiores también serán fundamentales a la hora de asistir a quienes necesiten ayuda para acceder a su cuenta o aprender a usar Workplace.
Cómo preparar a los usuarios avanzados:
  • Usa la plantilla de correo electrónico que se proporciona en el plan de comunicación de lanzamiento rápido (paso 4) para informar a los usuarios avanzados de su rol en el lanzamiento.
  • Remítelos al curso de información esencial para usuarios de Workplace y explícales que allí pueden obtener información sobre cómo usar Workplace.
  • Puedes darles acceso anticipado invitándolos a unirse a Workplace.
  • Crea un grupo secreto llamado "Usuarios avanzados de Workplace" y agrégalos. Usarás ese grupo para comunicarte con ellos antes de lanzar Workplace, durante el lanzamiento y después.
3. Crea grupos:
3. Crea grupos:
Antes de invitar a tu organización a unirse a Workplace, asegúrate de crear un conjunto de grupos principales y asignar miembros a ellos. Al crear los grupos, debes considerar dos aspectos:
  • La privacidad: cómo se unen las personas al grupo y quién puede ver las publicaciones
  • Los permisos para publicar: quién puede publicar en el grupo
Privacidad
  • Abierto: cualquier persona puede unirse y ver los miembros y las publicaciones.
  • Cerrado: cualquier persona puede solicitar unirse y solo los miembros pueden ver las publicaciones.
  • Secreto: para unirse al grupo y ver las publicaciones, las personas tienen que recibir una invitación. Los grupos secretos no aparecen en la búsqueda; solo pueden verlos sus miembros y administradores.
Permisos para publicar
  • Cualquier persona puede publicar
  • Las publicaciones requieren aprobación del administrador
  • Solo los administradores pueden publicar
Con los conjuntos de personas, puedes asignar miembros a los grupos en función de criterios como su departamento, su cargo, su ubicación, etc. Aprende a crear conjuntos de personas en el servicio de ayuda de Workplace.
Los grupos principales pueden estructurarse en función de tres tipos de comunicación:
1. Comunicación de la empresa
Con los grupos de debate y de novedades para toda la empresa, puedes agilizar las comunicaciones y entablar conexiones más fuertes desde las sedes principales hasta la primera línea.
  • Crea un grupo abierto llamado "Novedades de [nombre de la empresa]".
    • Márcalo como oficial.
    • Agrega otros administradores para que supervisen el grupo cuando tú no estás.
    • Configúralo como un grupo predeterminado para que todos los empleados se unan automáticamente.
    • Define los permisos de publicación solo para administradores.
    • Usa el grupo para compartir información y novedades importantes con toda la empresa.
  • Crea grupos abiertos de comunicados regionales como "Novedades de [ubicación]".
    • Agrega otros administradores para que supervisen el grupo cuando tú no estás.
    • Define los permisos de publicación solo para administradores.
    • Usa los conjuntos de personas (sincronizados con los perfiles de Workplace) para asignar miembros a los grupos en función de su ubicación.
    • Usa este grupo para compartir novedades y noticias regionales.
  • Crea grupos abiertos de debate para toda la empresa y regionales, como "Conversación de [nombre de la empresa]" y "Conversación de [ubicación de la oficina]".
    • Agrega otros administradores para que supervisen el grupo cuando tú no estás.
    • Define los permisos de publicación para establecer si cualquiera puede publicar o si el administrador debe aprobar las publicaciones.
    • Define tu grupo de debate entre toda la empresa como un grupo predeterminado. Usa los conjuntos de personas (sincronizados con los perfiles de Workplace) para asignar miembros a los grupos regionales en función de su ubicación.
    • Alienta a los empleados a compartir preguntas e inicia conversaciones sobre temas laborales en el grupo.
  • Consejo experto: crea grupos sociales abiertos para reconocer los aportes y el rendimiento de las personas. El grupo será un espacio en el que cualquier miembro de la empresa podrá reconocer el trabajo de un colega.
    • Configura los permisos de publicación para que todos puedan publicar.
2. Flujos de trabajo comunes y repetitivos
Usa los grupos para agilizar los procesos y los flujos de trabajo, como los siguientes:
  • Grupo de preguntas y respuestas de RR. HH. o un grupo de ayuda informática: para ayudar a los empleados a encontrar respuestas a sus preguntas.
  • Grupo de instalaciones: para informar de manera rápida y eficaz los problemas de equipos e instalaciones.
  • Grupo de cambios de turnos: para permitir a los empleados de primera línea solicitar un cambio de turno o aceptar turnos disponibles. Obtén más información sobre los cambios de turnos en el servicio de ayuda.
3. Colaboración entre equipos
Aquí se lleva a cabo el trabajo diario de todos. Las personas usarán los grupos del equipo y del departamento para compartir novedades sobre su trabajo, colaborar en archivos, comunicarse por mensaje de texto, de voz y videochat, etc.
  • Crea grupos cerrados para los equipos y departamentos de tu organización y asigna al superior como administrador.
  • Configura los permisos de publicación para que todos puedan publicar.
  • Pídeles a los usuarios avanzados que creen grupos cerrados de cada uno de sus proyectos y grupos secretos para comunicarse con los superiores o las personas a cargo.
Consejo experto: Anima a los responsables de cada departamento y a los superiores con personal a cargo a crear grupos de novedades de equipos y departamentos como "Novedades de marketing", "Lanzamientos de nuevos productos" y "Ventas exitosas". Estos grupos pueden usarse para mantener a todos informados y al tanto de todo el trabajo que se hace en la organización.
4. Involucra a ejecutivos y superiores con personal a cargo
4. Involucra a ejecutivos y superiores con personal a cargo
Los ejecutivos usarán Workplace para compartir novedades, mantener informados a los empleados y comunicarse con toda la organización. Asegúrate de que sepan cómo usar Workplace y cómo pueden beneficiarse ellos y la empresa con la herramienta.
Estos son algunos recursos que puedes compartir con los ejecutivos:
Pídeles a los superiores con personal a cargo que participen en el lanzamiento de Workplace desde el primer momento. Cuanto más sepan sobre Workplace, más se beneficiarán los equipos del uso de la herramienta. Estos son algunos recursos que puedes compartir con ellos:
5. Comunicaciones del lanzamiento
5. Comunicaciones del lanzamiento
Genera expectativa entre los empleados para el lanzamiento con comunicaciones que se centren en el valor que aportará Workplace a su día a día. Es fundamental contar con una estrategia de comunicación integral para aprovechar al máximo la adopción de Workplace. Para ayudarte, creamos el kit de lanzamiento de Workplace con activos como plantillas de anuncios, pósteres, banners para correo electrónico, instrucciones de activación y más, lo que incentivará la adopción de Workplace desde el primer día.
6. Envía las invitaciones
Paso 6: Enviar las invitaciones
Una vez que hayas configurado los grupos y comunicado el lanzamiento al equipo, tienes todo listo para enviar las invitaciones. Usa las comunicaciones que se describen en el plan de comunicación de lanzamiento rápido para compartir información sobre cómo activar el perfil y para seguir alentando a los empleados a unirse y a interactuar en Workplace después del día del lanzamiento.
Asegúrate de que los empleados conozcan la gran variedad de recursos de ayuda y educación que tienen disponibles. Comparte los enlaces al contenido para empezar a usar Workplace a fin de que los empleados lo implementen enseguida:
  • Nuevos recursos básicos: este curso para que aprendas a tu ritmo ofrece todo lo que los empleados necesitan a la hora de empezar a trabajar en Workplace.
  • Guía para usuarios nuevos: una guía breve para empezar a usar Workplace en siete pasos.
  • Guía para administradores de grupo: toda persona que cree un grupo en Workplace se convierte en su administrador. Obtén información acerca del rol de administrador del grupo, así como las funciones disponibles para administrar los grupos de Workplace.
  • Administrar notificaciones: aprende a silenciar las notificaciones para recibir solo las que te interesen.
Otros recursos útiles
Otros recursos útiles
Después de lanzar Workplace, asegúrate de consultar diversos tipos de recursos que te sirvan para medir el éxito del lanzamiento, entender el panel para administradores de Workplace e impulsar la adopción y la participación después del lanzamiento.