Flujos de trabajo y estructura de grupos

Los grupos son el núcleo de Workplace, donde los equipos se reúnen y colaboran.

Al configurar los grupos principales y agregar miembros antes del día del lanzamiento, puedes asegurarte de que tus usuarios tengan Workplace activo y configurado para que puedan explorarlo cuando se conecten por primera vez. Esto demuestra el valor de inmediato y enseña a tu comunidad cómo deben utilizar los grupos de Workplace en su trabajo diario.

Almacenar información importante en la biblioteca de recursos también puede ser un factor importante para la adopción de Workplace. Si creas una biblioteca de recursos de Workplace, contarás con un espacio centralizado para tu organización. Es un lugar para los recursos fundamentales de la empresa (en la biblioteca de recursos) y para actualizaciones dinámicas (en los grupos de Workplace) que te ayudará en la alineación, la preservación de los conocimientos fundamentales y la interacción con tus empleados.

Aspectos tácticos de la implementación

Grupos

A la hora de crear grupos de Workplace, es importante tener en cuenta algunos aspectos:

Propósito del grupo
Configuración de privacidad
Permisos para publicar
Miembros del grupo

Propósito del grupo:

Por lo general, los grupos se crean con propósitos como los siguientes:

Difundir las novedades de las empresas a nivel general, regional o local.
Los flujos de trabajo comunes y repetitivos, como:
- Un grupo de preguntas y respuestas de RR. HH. o un grupo de ayuda informática: para que los empleados puedan encontrar rápidamente respuestas a sus preguntas.
- Grupo de instalaciones: para informar rápida y eficazmente de los problemas de equipos e instalaciones.
- Grupo de cambios de turnos: para permitir a los empleados de primera línea solicitar un cambio de turno o aceptar turnos disponibles. Obtén más información sobre los cambios de turnos en el servicio de ayuda.
Facilitar la comunicación social, es decir, ayudarte a conectarte con tus compañeros de trabajo en torno a intereses y experiencias compartidos.
Facilitar el trabajo en equipo y la colaboración en los distintos departamentos.
Difundir las novedades sobre lanzamientos nuevos, campañas de marketing, ventas exitosas, etc.
Habilitar la comunicación entre un superior y un subordinado directo.

Define y crea tu estructura de grupos para el día del lanzamiento desde el primer momento. Recomendamos tener grupos de comunicados, flujos de trabajo repetitivos y comunes, y grupos de equipos o departamentos grandes, todos ellos configurados con miembros agregados antes del día del lanzamiento. Utiliza esta plantilla de estructura de grupos como guía.

Para los grupos sociales y de comunicados de toda la empresa (como "[NOMBRE DE LA EMPRESA] social"), debes planificar un calendario de contenido para asegurarte de que haya un flujo regular de novedades y publicaciones de la empresa que tus usuarios puedan explorar en Workplace. Echa un vistazo a estos kits de herramientas a fin de obtener ideas para las campañas internas y las comunicaciones.

Consejo profesional: Crea una convención de nomenclatura estandarizada para que todos los grupos sean fáciles de encontrar en las búsquedas.

Configuración de privacidad:

Hay tres configuraciones de privacidad diferentes para los grupos de Workplace:

Grupos abiertos: cualquier persona puede encontrar un grupo abierto con la función de búsqueda y ver las publicaciones. El contenido de los grupos abiertos puede aparecer en la sección de noticias de cualquier usuario.
Grupos cerrados: todos pueden encontrar el grupo mediante la función de búsqueda de Workplace, ver su descripción y solicitar unirse, pero solo los miembros pueden ver las publicaciones.
Grupos secretos: para unirse a un grupo secreto, es necesario recibir una invitación. Solo los miembros del grupo pueden encontrar el grupo con la función de búsqueda y ver las publicaciones.

Los administradores del sistema podrán ver todos los grupos de Workplace, incluidos los grupos secretos, en la sección "Grupos" del panel para administradores.

Esta tabla puede darte una idea de cuáles son las configuraciones de privacidad que funcionan mejor para cada tipo de grupo:

Table with groups listed by purpose, privacy setting and examples of group names

Permisos para publicar:

Cuando creas un grupo en Workplace, te conviertes automáticamente en el administrador de ese grupo. Como administrador de grupo, puedes controlar las funciones clave de ese grupo, como actualizar la configuración del grupo, administrar las solicitudes de los miembros, acceder a las estadísticas del grupo y mucho más. Para ver las opciones para administradores de grupos:

Ve a tu grupo y haz clic en ... en la esquina superior derecha de la pantalla.
Selecciona "Opciones para administradores".

Los administradores de grupo administran los permisos para publicar desde la página de configuración en las opciones para administradores. Puedes elegir entre las siguientes configuraciones de permisos:

Cualquier persona: todos ven la casilla del editor de publicación y la publicación se muestra en el grupo automáticamente.
Solo administradores: solo los administradores pueden publicar en el grupo. Las demás personas no verán la casilla del editor.
Aprobación de publicación: todos ven la casilla del editor y pueden enviar publicaciones, pero solo se mostrarán en el grupo si un administrador o moderador las aprueba.

Por lo general, los equipos de comunicación interna administran los grupos de comunicados de la empresa. A fin de reducir el nivel de ruido y asegurar que solo se publiquen los mensajes más importantes, los administradores de grupo suelen establecer permisos para publicar solo para los administradores. Elige los permisos para publicar basándote en la importancia de las publicaciones y en cómo se administra el grupo.

Miembros del grupo:

Hay varias formas de controlar quién puede ser miembro de los grupos:

Invitación individual: invita a cualquiera de tus colegas de forma individual. Esta opción es la mejor para los grupos pequeños
Grupo predeterminado: puedes hacer que un grupo sea el grupo predeterminado para que todos los miembros de tu organización se agreguen automáticamente. Esta opción funciona mejor para los grupos que son relevantes para todos, como los comunicados de la empresa. Los administradores del sistema pueden hacer que un grupo sea predeterminado desde el panel para administradores. Descubre cómo hacerlo en el servicio de ayuda.
Conjuntos de personas: utiliza los conjuntos de personas para organizar a los miembros de tu organización en función de criterios como la ubicación, el departamento, el rol y otros. Las personas que cumplan con los criterios establecidos se agregarán automáticamente al conjunto de personas. Luego, puedes asignar conjuntos de personas a los grupos y así automatizar la pertenencia a un grupo en función de los criterios del perfil. Descubre cómo crear un conjunto de personas en el servicio de ayuda, o mira el video que aparece a continuación.

Biblioteca de recursos

La biblioteca de recursos de Workplace permite a las organizaciones crear y seleccionar recursos de la empresa que los empleados pueden encontrar fácilmente y con los que pueden interactuar de forma significativa. Por lo general, las organizaciones utilizan la biblioteca de recursos para almacenar:

Beneficios, gastos, licencias, políticas de viajes
Manuales y material de incorporación para empleados
La misión y los valores de la empresa, normas de la marca, y objetivos anuales y trimestrales
Políticas y recursos sobre diversidad e inclusión, salud y bienestar

Crear tu biblioteca de recursos es muy sencillo y no es necesario programar nada. Una vez que el contenido está listo, puedes compartir las categorías de la biblioteca de recursos con las personas adecuadas, utilizando filtros relativos a la información del perfil o los miembros del grupo. Recomendamos configurar los permisos de visualización de contenido antes de invitar a las personas a Workplace. Esto asegura que los empleados tengan acceso a los recursos que son relevantes para ellos cuando se conectan a Workplace por primera vez.

Mira el video que aparece a continuación para un breve resumen, y echa un vistazo al centro de recursos de la biblioteca de recursos para obtener todo lo que necesitas a la hora de planificar e implementar tu biblioteca de recursos.

Conclusiones principales

Determina la estructura de grupos para el día del lanzamiento y, luego, prepara tus grupos.
Elabora un calendario y una estrategia de contenido para tus grupos grandes.
Identifica la configuración de privacidad adecuada para los grupos en función de quién debe poder unirse y ver las publicaciones.
Elige cuáles de tus grupos deben contar con moderadores para controlar la calidad del contenido.
Agrega a los miembros a los grupos correctos antes del día del lanzamiento.
Crea recursos clave de la empresa en tu biblioteca de recursos y compártelos con los grupos antes del día del lanzamiento.